時間管理

やることが多すぎて焦る!それでも忘れずにこなす方法

【画像】やることが多すぎて焦る

やる事が多すぎると焦って、イライラして、終わってないのに疲れてしまいますよね。

今日は、「やる事が多すぎてパンクしてしまう前に、やるべき事を忘れずにこなす方法」を紹介します。

こちらの本の第4章「忙しい夕方のバタバタを乗り越えよう」を元に私の学んだことを追加していきます。

やる事リストについてはかなり学んできた!

この記事で学ぶこと
  • やることを書き出すメリット
  • やることの書き出しかた
  • ADHDタイプの人の注意事項
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やることが多すぎて焦る?!やることを全部書き出してみよう

「やることが多すぎてパニック!」「どこから手を付けたら良いのか分からない!」となってしまう時ってありますよね。

そんな時は、まず何に焦っているのか、やる事を全部書き出してみましょう

パソコンでもスマホでも、データがたくさんになると動作が遅くなったりします。

人間の頭も同じで、頭の中に「やること」がたくさんあると、それを「やる」ための思考スペースが足りなくなるんです。

思考スペースが足りなくなると、「やること」に押しつぶされて辛くなってしまうよ

「書き出してみよう!」と言われても、一度に全部を思い出して書くことは出来ないと思うので、思い付いたらすぐに書き出せるようにしましょう。

やることを書き出すメリット

【画像】やることを書き出すメリット

「今日やらなくちゃいけないこと」から「いつかやりたいこと」まで書き出すとなると、膨大な量になります。

そんな面倒くさいことをやろうとしているのだから、心が折れないようにメリットをしっかり理解しましょう。

やることを書き出すメリット
  1. やることが見える化する
  2. やる順番ややる時を組み立てられる

やることを書き出す最大のメリットは、「やる事が見える化される」という事です。

「やらなくてはいけない」と漠然と思っていたことの期限や価値が見えてきます。

実は急いでやらなくても良いこともあるかもしれないし、何より先に終わらせてしまった方が気がラクになることもあるかもしれません。

書き出すことによって、やる順番や進捗状態を管理できるようになるのもメリットです。

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やることを書き出すときのポイント

では、やることを書き出すときのポイントを幾つか上げます。

やることを書き出すときのポイント
  1. やることはふせんに書き出す
  2. やることを細分化する
  3. やることにかかる時間を見積もる
  4. やることに締切をつける
  5. 日々の生活に落とし込む

1つずつ詳しく説明します。

【ポイント1】やることはふせんに書き出す

【画像】やることが多すぎて焦るならふせんに書き出そう

書き出すときは、ふせんなど「やること」を動かせるようにしておきましょう。

ふせんの色で「緊急度」を分けたり、やることの種類によって「仕事」「子供」などで色を分けるのも良いと思います。

私はうまく「色分け」が使えない脳みそなので、色分けはしていないよ

パッとみてすぐに分かるように箇条書きで、1つのふせんに1つのタスクを書きます。

ふせんに書くことで、毎週使うタスクを使いまわしたり、どうしても時間がなくてできなかったタスクを別の日に移したりするのが容易になります。

【ポイント2】やることを細分化する

【画像】やることが多すぎて焦るなら、やることを細分化しよう

1つ当たりできれば「15分」で終わる単位まで細分化します。

例えば、「年賀状を作る」だけだとなかなかやる気になりませんよね。

年賀状を手作りして、自分で印刷する私の場合、

年賀状を作る

  • 年賀状を出す人を決める
  • 年賀状の写真を選ぶ
  • 年賀状のデザインを決める
  • 年賀状を印刷する
  • 年賀状の宛先を書く(手書き)
  • 年賀状に一言添える
  • 投函する

「年賀状を作る」だけでこれだけの「やること」が出てきます。

これを頭の中で記憶して、やることを普段の生活に組み込むのは大変です。

「やること」としてはタスクが多くて大変な気がしますが、「これくらいだったらやってもいいかな?」と思うくらいまで小さなタスクに落とし込む方が、やる可能性が高まります。

もし途中で進まなくなったら、隠れたステップを探してみて!

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【ポイント3】やることにかかる時間を見積もる

【画像】やることにかかる時間を見積もる

「やること」にかかる時間を見積もります。

この時「大体このくらいで出来る」と現実的に見ないといけません。

「急げば出来る時間」だったり、「〇〇さんだったらこのくらいで出来る」時間では意味がありません。

できれば、ちょっと余裕を感じるくらいで時間を見積もりましょう。

私はいつも見積もりが甘くて、今日も「お弁当作り」が30分で出来るはずだったのに45分かかったよ

【ポイント4】やることに締切をつける

【画像】やることが多くて焦るならやることに締切をつけよう

請求書の支払いのような決められた締切がある場合は良いのですが、明確な締切がない場合は「My締切」を作りましょう。

何から手をつけたら良いのか分からない場合、優先すべきものは

  • 優先度1:締め切りが近いもの
  • 優先度2:自分の中で重要なもの
  • 優先度3:やったらやる気が出そうなもの

です。

締切をつけなかったものは、ほぼやらないと思って良いです。

タスクの内容にもよりますが、締切の1週間くらい前の予定表のところにふせんを貼ったら、その日まで忘れてOK!

例えば、歯医者に行ったら5か月後のマンスリーの所に「歯医者予約」と書いたふせんを貼っておきます

そのタスク、本当に必要?

私は「観葉植物の葉っぱを水拭きする」というタスクを作っていました。

緊急度も重要度も低く「いつか時間があったらやる」と思っていました。

それでいて、観葉植物の葉っぱについたホコリやカイガラムシにストレスを感じていました。

これが何年か続いて、ついに「私には観葉植物は管理できない」と気が付き、手放しました。

ずーっと残っているタスクについては、その原因を「手放す」という選択肢を作ると生活がよりシンプルになります。

【ポイント5】日々の生活に落とし込む

せっかくふせんに書き出しても、普段の生活に落とし込まなくては意味がありません。

この作業には「バーチカル手帳」がおすすめです。

まず、「この月にやりたい」というタスクを「マンスリー」へ移動します。

そこから毎週1回「この週にやりたい」というタスクを「ウィークリー」に移動します。

そして前夜かその日の早朝に「今日やること」を「デイリー」に移動します。

「デイリー」では、今日1日の時間軸をみて、「やること」のふせんを、実際にやる時間にはりつけます。

後は、手帳を見る機会を増やして、予定通り進められるようにしよう!

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ADHDタイプの人の「やること」との付き合い方

【画像】ADHDタイプの人のやることリストの使い方

どうも時間管理やタスク管理がうまくいかないというあなたは、もしかすると私と同じADHDタイプなのかもしれません。

こちらの本から、私が「なるほど!」と思ったポイントを紹介しますね。

自分はそうなのかも?と認めてしまうと対策が練られるから楽になるよ

ADHDタイプの人の「やること」との付き合い方
  1. 始める前にひと休みしない
  2. 集中して中断できないようなものは忙しい時間にいれない
  3. 面倒くさくなるものは、ちょこちょこ処理

こちらも1つずつ説明します。

【ポイント1】始める前にひと休みしない

【画像】ADHDタイプの人のやることリストの使い方①

ADHDタイプの人にとっては、目新しくないルーティンワークなどはやる気がおきません。

ズボラなんじゃないよ!脳の特性なんだよ!

家事など「普段の毎日」的なタスクをこなす前に「ちょっとひと休み」するのを止めましょう。

10分のつもりが15分、30分…と、結局ダラダラしてしまうことになります。

「帰宅」や「タスク終わり」に休憩を入れることなく、次のタスクにとりかかりましょう。

休憩の時間は後でたっぷりとれるように、スケジュールに組み込もう!やることが多すぎても、自分の時間を取るのは大切だよ!

【ポイント2】集中して中断できないようなものは忙しい時間にいれない

【画像】ADHDタイプの人のやることリストの使い方②

ADHD脳の人は自分のその時の「やりたいこと」に素直ですよね。

「10分だけやろう」と決めても、10分では終わりません。

はじめたら集中してしまいそうな事を忙しい時間に組み込むのはやめましょう。

【ポイント3】面倒くさくなるものは、ちょこちょこ処理

【画像】ADHDタイプの人のやることリストの使い方③

「郵便物の確認」や「不在票の連絡」など2分以内で終わることは、すぐに終わらせてしまいます。

これはタスク管理で有名なデビット・アレンのGTD(Getting Things Done)の「2分ルール」です。

「2分ルール」についてはこの記事でも説明しています↓

よく片付け本を読んでいると「一時保管ボックスを用意しておく」と書いてあります。

でも、貯まっていくうちに面倒くさくなりやる気もなくなります。

「やらなくちゃいけない」と思う事でメンタルも消費してしまうのです。

そもそも時間がかからない事だったら、その場で処理してしまった方がずっと楽なのです。

重要でないことは、見えなくなったら忘れちゃうんだよ…

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【まとめ】やることが多すぎて焦るなら、書き出して色々工夫してみよう

【画像】やることが多すぎて焦るなら、書き出して色々工夫してみよう

やることが多すぎて焦るとき、焦ってストレスを感じるばかりでは何も解決がしません。

面倒くさいけれど、「やること」を書き出すだけで、焦りは確実に減るでしょう。

たくさんある「やること」を日々の生活に落とし込めるようになるには、トライ&エラーをたくさん繰り返さないといけません。

書き出したからと言って、突然すべてがうまく回り始めるわけではありません。

自分に向くやり方を探してみましょう。

私も大分マシになったけれど、まだまだ模索中だよ

ADHDタイプの大人のための時間管理ワークブック

こちらの本を元にして記事をいくつか書いています。

第1章「ADHDタイプが時間に追われる理由を知ろう」より

第2章「夜更かしをやめる/やる気を出す方法を学ぶ」より

第3章「気持ちの良い朝を過ごそう」より

第4章「忙しい夕方のバタバタを乗り切ろう」より←この記事です。

第5章「日中を効率よく過ごそう」より

第6章「面倒なことに重い腰を上げよう」
第7章「後回し癖を克服しよう」